Quý I/2024, AUD Việt Nam - công ty có trụ sở tại Đà Nẵng - dồn hết nguồn lực để kiểm toán báo cáo tài chính và phát hành báo cáo đúng hạn. Với số lượng hơn 300 khách hàng phân bổ khắp cả nước, đơn vị phải cử các nhóm đến từng công ty, di chuyển qua nhiều địa điểm để thực hiện kiểm toán.
"Đây là một thách thức không hề nhỏ", theo ông Phan Văn Liêm - Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc AUD Việt Nam. Đơn vị có quy trình kiểm toán chặt chẽ theo từng cấp bậc, đi từ trưởng nhóm đến trưởng phòng, ban kiểm soát và cuối cùng là Ban giám đốc kiểm soát chất lượng trước khi phát hành báo cáo. Điều này đòi hỏi hồ sơ và giấy tờ phải cung cấp kịp thời. Trường hợp nhóm kiểm toán đi công tác xa, nếu chờ đợi họ đem hồ sơ về thì sẽ trễ tiến độ, do đó mọi quy trình phê duyệt đều cần thực hiện qua hệ thống online.
Tuy nhiên hệ thống mà đơn vị sử dụng không đáp ứng các yêu cầu vận hành. Khối lượng hồ sơ lớn nhưng tốc độ tải, truy cập chậm. Chưa hết, các phân hệ quản trị không có tính thống nhất, khi sử dụng không thể nắm bức tranh toàn cảnh, dễ gây ra sai sót. Lúc phát sinh vấn đề, những người đứng đầu không biết được đâu là nút thắt để giải quyết.
Nhìn thấy bài toán cấp thiết trong việc quản trị trên nền tảng số, người đứng đầu công ty tìm đến Base Work+. "Mọi thứ thay đổi hoàn toàn", ông Liêm nói.
Ông Phan Văn Liêm phát biểu tại sự kiện khởi động dự án văn phòng điện tử trên hệ thống Base tại AUD Việt Nam ngày 25/12/2023. Ảnh: AUD Việt Nam
"Trên bàn làm việc không còn giấy tờ", là cách ông mô tả quy trình vận hành hiện nay của công ty. Nhờ nền tảng quản trị tổng thể từ Base, ban lãnh đạo không cần liên tục thúc giục nhân viên, trưởng nhóm báo cáo tiến độ. Dù nhóm có công tác ở Hà Nội, Nghệ An, TP HCM... ban giám đốc vẫn có thể nắm tình hình dự án đến đâu, cần tham gia ở giai đoạn nào.
Điểm ông hài lòng nhất là trên hệ thống Base, chỉ cần nhìn vào sẽ biết điểm tắc nghẽn. Nếu thấy hàng chục hồ sơ dồn ở phòng kiểm soát chất lượng, lãnh đạo sẽ điều thêm nhân sự hỗ trợ, nhanh chóng giải quyết công việc. Tương tự với các phòng ban khác, khi nhìn lên hệ thống, lãnh đạo sẽ dễ dàng nắm bắt bức tranh chung, từ đó tạo luồng luân chuyển, hỗ trợ cho từng nhóm việc cụ thể. Tính năng này hỗ trợ AUD Việt Nam rất nhiều trong giai đoạn cao điểm kiểm toán, vì nếu không xử lý nhanh, hồ sơ sẽ tồn đọng dây chuyền.
Ngoài ra, mọi quy trình đều được phê duyệt rất nhanh. Đơn cử như quy trình thanh toán công tác phí, trước đây các thành viên đi công tác phải về đến công ty mới nộp bộ chứng từ, hóa đơn, ký hồ sơ để nhận được thanh toán. Nhưng khi chuyển sang Base, mọi quy trình xử lý theo thời gian thực: kế toán nắm toàn bộ hồ sơ và thanh toán ngay khi nhân viên gửi lên, cho dù nhân viên chưa về đến công ty. "Việc số hóa thông tin, giấy tờ còn giúp giảm tải công việc thủ công cho các đội ngũ, từ đó họ có trải nghiệm tốt hơn - một cách để thúc đẩy hiệu suất công việc", ông Liêm cho biết.
Người dùng thao tác trên hệ thống. Ảnh: Base
Lãnh đạo AUD Việt Nam đánh giá Base giúp tháo gỡ hầu hết những "nỗi đau" của doanh nghiệp trong ngành kiểm toán như: tính logic hệ thống, giảm độ trễ thông tin, lưu trữ, kiểm soát giấy tờ khi đi công tác, quy trình kiểm soát chất lượng, lãnh đạo cho dù ở đâu cũng nắm được bức tranh tổng thể. Ông kỳ vọng hệ thống sẽ có thêm tính năng đặt lịch kiểm toán với độ mở thay đổi theo thực tế nhằm phù hợp hơn với đặc thù ngành.
Thời gian tới, đơn vị tiếp tục tập trung vào các trụ cột: kiểm toán - kế toán; tái thiết cấu trúc doanh nghiệp; tư vấn thuế và tài chính 24/7; mở rộng dịch vụ xin giấy phép đầu tư cho các doanh nghiệp FDI. Khi quy mô mở rộng, đơn vị tiến tới áp dụng toàn bộ giải pháp từ Base như HRM+ (quản trị và phát triển nhân sự); Finance+ (quản trị tài chính); Info+ (quản trị thông tin, văn bản và tri thức).
Đi kèm với việc phát triển kinh doanh, lãnh đạo công ty kỳ vọng hỗ trợ doanh nghiệp miền Trung tăng tốc chuyển đổi số. Theo ông, hầu hết doanh nghiệp ở khu vực này có quy mô từ nhỏ đến siêu nhỏ, hạn chế nguồn lực tài chính lẫn nhân lực. Câu chuyện từ doanh nghiệp với đặc thù ngành là kiểm toán như AUD Việt Nam, được ông kỳ vọng sẽ là nguồn cảm hứng để các đơn vị tại miền Trung có thêm động lực đẩy nhanh quá trình số hóa.
"Có những doanh nghiệp vẫn có doanh thu, vẫn có hợp đồng nhưng không biết vì sao hoạt động không hiệu quả. Vì vậy tôi muốn giúp họ giải quyết về rủi ro tài chính, quy trình thu hồi tiền, hệ số an toàn tài chính, pháp luật, thuế... đó là tái thiết cấu trúc doanh nghiệp. Sau khi đã ổn định quy trình, các doanh nghiệp này có thể kết hợp Base để tăng tốc hiệu suất, giảm rủi ro vận hành", ông nói.
Đại diện hai đơn vị trong sự kiện. Ảnh: Base
AUD Việt Nam là một trong 9.000 đơn vị ứng dụng giải pháp Base trong vận hành. Bộ sản phẩm Base Work+ mà công ty kiểm toán này sử dụng gồm các ứng dụng chính: Base Wework, Base Workflow, Base Request. Các ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý năng suất, thiết lập và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ từng phòng ban, tăng tốc độ ra quyết định - phê duyệt đề xuất từ phía nhà quản lý.
Minh Tú